そんなお悩みにお答えします。
結論：少しの工夫でリモートワークのメリットは最大化できます。オンライン上のコミュニケーションは、スケジュールマネジメントやあらゆる情報の可視化を行うことで大幅な改善が可能です。
本記事の内容
- リモートワーク下での心理状況
- リモートワークで意識すべきこと5つ
- 今すぐ使えるリモートワーク関連テクニック5つ
本記事の信頼性
この記事を書いている私は、
- コロナ禍以降、出社回数0回のフルリモート勤務
- 海外大学院在籍時、半年間のオンライン授業を経験し無事卒業
- ドイツ勤務、外資系メーカーへの転職を経て、現在は外資系コンサルティングファームでビジネスコンサルタント職に従事
この記事は筆者の体験談に加え、以下の書籍を参考し執筆しています。
(本ページは一部プロモーションが含まれています)
コロナ禍での心理状況
コロナ禍で一時的、もしくは長期的にリモートワークになっている企業が多くあります。
リモートワークになって従業員の心理状況はどのように変化したのでしょうか。
例えば次のような状況が生まれています。
- 小さな我慢が散り積もっている
- 属している意地気が下がり孤独感が高まっている
- 存在意義を感じにくく肯定感を持ちにくい
働く環境は変われど、そういった状況下において我々は依然として高いパフォーマンスを求められていると思います。
リモートワークの活用がうまくいかない場合の弊害
リモートワークは出社のハードルが下がるので好まれるケースもあります。
一方で、リモートワークの活用がうまくできていないとどのような弊害が出るのでしょうか。
リモートワークの活用がうまくいかない場合の弊害
- 仕事と生活の切り分けが困難
- 孤独感からモチベーションが下がる
- ベッドや携帯電話などの誘惑が多く、思うように集中できない
- 作用環境が整わず、腰痛などの身体的負荷がかかる
- 部屋にこもりがちで、やりすぎてしまう
- 進捗が見えづらく管理職がマイクロマネジメントに走る
在宅勤務は通常の勤務に対して13％の生産性向上が確認された。そのうち9％はシフトあたりの勤務時間が長くなったこと（休憩や病欠が少なくなった）、4％は1分あたりの通話数が増えたこと（静かで便利な職場環境になったこと）による。また、在宅勤務者は仕事への満足度が向上し、離職率は半減しましたが、条件付きで昇進率も低下しました。離職率は半減しましたが、業績に応じた昇進率は低下しました。
Home working led to a 13% performance increase, of which 9% was from working more minutes per shift (fewer breaks and sick days) and 4% from more calls per minute (attributed to a quieter and more convenient working environment).Home workers also reported improved work satisfaction, and their attrition rate halved, but their promotion rate conditional on performance fell.
- Nicholas BloomLiang, John Roberts, Zhichun Jenny YingJames. (2015). DOES WORKING FROM HOME WORK? EVIDENCE FROM A CHINESE EXPERIMENT*. Stanford University.
マインドセット：心地良くリモートワークを行うために意識すべきこと５つ
リモートワーク下での不安や不満は意識次第で改善することが可能です。
こちらでは具体的に5つのポイントをご紹介したいと思います。
心地良いリモートワーク実現に向け意識すべき5つのポイント
- 伝わるリアクション
- 会議の参加者を厳選する
- 自ら積極的に名乗る
- 相手に対する配慮の気持ちを持つ
- 感謝の気持ちを前面に押し出す
伝わるリアクション
オンライン会議を行っていると相手の表情やリアクションが見えないので、きちんと聞いてくれているのか、伝えたい内容が伝わっているのか不安になりますよね。
オンライン会議では、意見や表情は言葉で発信しないと伝わりにくいです。
よって、相槌も頷くだけではなく「うんうん」等、声で発するように意識しましょう。
大勢が参加するセミナー等ではミュートであることが多いので、その際はリアクションボタンを活用したり、チャットボックスに絵文字でリアクションする等が有効です。
会議の参加者を厳選する
会議を開催する際は、参加者の時間を取るという意識をより強く持ちましょう。
移動時間が基本的に不要で、数回のクリックで会議室を移動できるオンライン会議は非常に便利ですが、その気軽さから会議を増やしてしまっては本末転倒です。
会議を主催する際には、その会議が必要か、必要な場合参加者は誰が適任か厳選するようにします。
自ら積極的に名乗る
オンライン会議では基本的にカメラOFFであることが多いので、画面と音声のみでは誰が話しているか分かりにくい状況が発生します。
特に参加者が多い会議の場合は、発言の前に「XX部門のYYです」等、所属や名前を言ってから話すと効果的です。
また、特定の人に回答してもらいたい時には、誰に対しての質問か明確にするとコミュニケーションがスムーズになります。
相手に対する配慮の気持ちを持つ
オフィスでは仕事に集中できる環境が整っていますが、リモートワークでは生活音が聞こえることもしばしばです。
お子さんの声が入ったり、町のスピーカーの音が入ることもあります。
それぞれの事情があることを理解・配慮しつつ、お互いが生産的に仕事に取り組むことができるように努めることが大切です。
例えば、周りの音がうるさい時にはマイクをミュートにしておいたり、配達は可能な範囲で提示以降に指定する等の工夫ができます。
感謝の気持ちを前面に押し出す
誰かに言い忘れている感謝の気持ちはありませんか？
リモートワークで孤独を感じている人も少ない無いと聞きます。
あなたの「ありがとう」で救われる人もいるはずです。
物理的に離れているからこそ、些細なことでも感謝の気持ちは積極的に伝えるようにしましょう。
今すぐ使えるリモートワークのテクニック5選
即効性のあるテクニックをご紹介します。
書籍でも紹介されていますし、いずれも私が仕事をする上で実践していることでもあります。
リモートワークのテクニック5選
- 議論の内容をPPTなどで可視化する
- 会議中はいつもより明るい声で話す
- 雑談用のネタを仕込んでおく
- ランチタイムは予定をブロックし、極力会議は入れない
- 自分の作業集用時間を確保する
議論の内容をPPTなどで可視化する
オフラインの会議でもPPTは使用しますが、オンライン会議ではより可視化することをオススメします。
誰かの発言をメモやWordでべた張りでも良いので、画面シェアしながら明文化することで議論がスムーズに進むことが多々あります。
会議で話しながら参加者が資料に書き込めるように、予め資料をGoogle Document等のCloudに格納し共有したりもしています。
文字に起こすことは自分の理解度をあげることにもつながるため、ぜひ積極的に行動しチームへ貢献しましょう。
会議中はいつもより明るい声で話す
表情が見えないので、声色はいつもより明るくします。
空元気を出すという類のものではなく、トーンを少し上げるイメージです。
トーン一つで相手の受け取りは大きく変わるので仕事もスムーズに進めることができます。
雑談用のネタを仕込んでおく
これは良く評価されているマネジメント層に共通している特徴です。
オンライン会議の前後に日業で起こった面白いこと、最近はまっていること等を話す人のところには重要な情報が集まってきます。
話しやすいムードを作ることで、「この人には話して良いんだ」とチームメイトを安心させることができる為です。
特に部下との関係は重要で、リスクが見えた際にエスカレーションがされないと後に課題として顕在化し、打ち手を打つタイミングが遅れたり、最悪の場合、取返しのつかない状態になってしまうこともあります。
日ごろから円滑なコミュニケーションを行う上でも、雑談用のネタはストックしておきましょう。
ランチタイムは予定をブロックし、極力会議は入れない
仕事効率を上げる上で、ランチタイムこそ一度頭をリフレッシュするのに活用する必要があります。
ランチタイムはきちんと定められた時間を取ることができる様、スケジューラーに予定を入れブロックしておきましょう。
長時間働くのではなく、決められた時間内でどう効率よく成果を出せるか工夫するようにします。
自分の作業集用時間を確保する
オンライン会議は見る見るうちに予定を埋め尽くしていきます。
提示時間全て会議で終わり、提示後にやっと実作業に着手するなんて状況に陥っていないでしょうか。
会議が増えることはありますが、基本的に減らされることはあまりありません。
なんとなく今まで集まって話していたから続いている会議でも、実は他の会議でカバー可能な内容を重複して議論していないでしょうか。
本当に参加すべき会議を見極め、良い意味で積極に参加機会を減らしましょう。
私は多くの会議参加で首が回らなくなった経験があり、その際は最終的に参加会議を約半分に減らしました。
自分の作業時間を提示内でなるべく多く確保し、その時間帯はスケジューラーに予定を入れておくと良いです。
まとめ：リモートワークを活用し理想的なライフワークを実現しよう！
リモートワークを導入することで、通勤の負担軽減やライフワークバランスの向上、生産性向上等、さまざまなメリットが期待されます。
一方で、リモートワークでは従業員同士が離れて業務をするため、会社内でコミュニケーション不足に陥る可能性も考えられます。
従来のオフィスでの業務とは異なる環境の中で成果を上げるためには、適切な方法を取り入れることが大切です。
初めの一歩は、個々人の小さな心がけが土台となります。
今回ご紹介した意識すべき点やテクニックを活用し、快適なテレワークを実行していただけますと幸いです。
宜しければテレワークに活用できるオススメ機器について、こちらでご紹介しておりますのでご参考ください。
